Seja nas grandes, médias ou pequenas empresas, a etapa de compras é considerada como uma das mais importantes.
Mesmo que a maior preocupação seja com as vendas, o ideal é realizar aquisição de forma eficiente, visto que os produtos adquiridos com os fornecedores e o relacionamento que a empresa constrói com eles são aspectos primordiais nas organizações.
Neste artigo, iremos mostrar a melhor maneira para gerenciar um processo de compras e, também, controlar o seu estoque, tudo de maneira eficiente, evitando compras desnecessárias, lotação e desperdícios.
Como otimizar a gestão de compras e estoque?
Inicialmente, é necessário analisar como é possível realizar uma gestão de compras e estoque de maneira eficiente, considerando que são procedimentos interdependentes.
Isso porque o gestor precisa comprar insumos para estocar e, ao mesmo tempo, ele precisa adquirir somente os itens que estão acabando ou que já não estão mais presentes no estoque.
Imagine, por exemplo, um hospital que está sem estoque de insumos hospitalares, logo, as condições de trabalho dos profissionais e até mesmo os pacientes, são prejudicados. Tudo isso é decorrência da falta de organização do estoque do local.
Somente por meio da avaliação do estoque será viável escolher os produtos que deverão ser adquiridos.
Por outro lado, os setores de compra, vendas e estoque devem manter uma conectividade constante, através de uma comunicação fluida, baseando-se em troca de informações confiáveis.
Esse tipo de relacionamento se aplica a todos os tipos de pequenas empresas, afinal, se um mecânico precisar de um profissional em manutenção em elevadores automotivos, por exemplo, ele já terá um contato para recorrer.
De fato, organizar a gestão de compras e estoque e, ao mesmo tempo, manter tudo isso em perfeito equilíbrio, é um grande desafio para os gestores.
Quando se trata de uma gestão de compras eficaz, a relação custo-benefício é um fator essencial e que impacta drasticamente nos resultados da empresa.
Isso significa que, se uma loja virtual especializada em vender produtos automotivos, como um verniz pu automotivo spray, por exemplo, adotar a prática de adquirir esses produtos por um preço justo, logo, a tendência é que a lucratividade de pequenas empresas neste setor aumente.
No caso, é necessário que a empresa realize a aquisição de matérias-primas e de produtos de boa qualidade com preços mais acessíveis.
Ou seja, uma das maneiras mais eficientes para reduzir gastos, é equilibrando as compras conforme for o volume do estoque e, também, evitando aquisições de produtos em grandes quantidades.
Contudo, todo esse controle deve ser registrado para não haver confusões, como aconteceu no exemplo citado anteriormente em relação aos insumos hospitalares.
Abaixo, separamos algumas dicas interessantes para que você possa gerenciar compras e estoque de uma forma integrada, contribuindo com o objetivo de alcançar resultados positivos. Confira:
1. Registre as entradas e saídas
Através da gestão minuciosa de entradas e saídas de itens do estoque, é viável saber com maior certeza os produtos que precisam ser comprados. Deste modo, o gestor consegue alcançar um nível de excelência na administração de compras.
Ou seja, se você possui uma loja de pets que vende caixa de transporte para cachorro, por exemplo, o ideal é registrar todos os itens através de um software de gestão.
2. Crie um padrão de produtos e suas descrições
Para que você tenha mais controle sobre o seu estoque, considere a ideia de padronizar os produtos e suas respectivas descrições. Todo produto precisa ser inserido em uma categoria própria.
Para isso, recomendamos a criação de códigos para identificar cada tipo de mercadoria, visto que, dessa forma, o conjunto estocado permanecerá organizado e fácil de consultar.
Dessa maneira, gestores de pequenas empresas especializadas em pintura industrial, logo, saberão os tipos e tons de tinta que possui no estoque com uma facilidade maior.
Através dessa prática, as chances de ocorrer algum tipo de confusão ou falhas na identificação, são significativamente menores.
3. Programe as compras
Se o assunto é implementar uma gestão de estoque e vendas, naturalmente, precisamos de organização para organizar todos os aspectos.
Sendo assim, o administrador deve desenvolver uma agenda de compras, direcionando a necessidade identificada no histórico de todo produto.Dessa maneira, ele passa a diminuir os custos da sua empresa mantendo estocados produtos em quantidade mínima.
4. Conheça seus fornecedores
Da mesma maneira que deve haver uma gestão de estoque e venda, o mesmo vale para os fornecedores, afinal, toda empresa trabalha com mais de um fornecedor.
Como é o caso de pequenas empresas que trabalham com fornecedores de salgados congelados para lanchonetes, por exemplo.
Nesse caso, o gestor precisa conhecer bem cada um dos fornecedores que trabalha, e ao mesmo tempo, manter um relacionamento confiável, pois isso irá ajudá-lo na resolução de eventuais problemas.
Os fornecedores devem saber profundamente o perfil de seus consumidores, tirando dúvidas que possam surgir ao longo das tratativas.
Dito isso, na hora que você for escolher seus fornecedores, não considere apenas o preço, mas sim, a reputação do fornecedor no mercado, afinal, você não adquire um biruta indicador de vento com um vendedor de péssima reputação, certo?
Outros elementos são essenciais, um exemplo é o quão disponível a mercadoria está e principalmente, o quão flexível pode ser a fase de entrega.
Através de um relacionamento saudável entre a empresa e seus fornecedores, é possível que as negociações aconteçam de maneira mais fluida e, posteriormente, tentar praticar preços melhores ou formas de pagamento que sejam mais vantajosas para os resultados.
Quais as vantagens da integração entre o estoque e as compras?
A partir do momento que os setores de compra e estoque são integrados, automaticamente, várias vantagens são promovidas.
Uma dessas vantagens é a redução de desperdícios e as melhores condições de compra, afinal, não será mais necessário fazer pedidos urgentes, de última hora.
A partir do entendimento de que existe um volume em estoque, unido a uma noção de previsibilidade apurada em termos de vendas, torna-se viável adiantar-se e pedir novas compras sempre que a empresa precisar.
É essencial sinalizar que, nas tratativas repentinas, é muito comum ceder para termos menos favoráveis para os fornecedores.
Considerando este aspecto, a junção entre compras e estoque evita a escassez, o que resulta na melhoria de oportunidades por parte de pequenas empresas.
Além disso, a comunicação integrada prepara a organização para situações imprevistas e demandas específicas, isso porque, eventualmente, é necessário tomar decisões em momentos inesperados.
Aliás, é necessário enfatizar, por exemplo, que em cenários de imprevisibilidade, as mercadorias podem ter uma procura e saída em maior evidência.
Neste contexto, a área de estoque entrará em contato com a área de compras, contextualizando-a e pedindo uma reposição adiantada do produto mais comercializado.
Quando não há tantos desperdícios dentro de pequenas empresas, naturalmente, a margem de lucro aumenta.
Fora os desperdícios, quando há menos gastos desnecessários com compras mal programadas, é outra característica que, também, consegue contribuir com a lucratividade do negócio.
É interessante dizer também que essas práticas conseguem contribuir com a captação de um público-novo, que se sentirá estimulado a comprar em uma empresa que costuma oferecer os produtos que anda procurando.
Ainda que temporariamente, a margem de lucro aumentada já consegue auxiliar para que pequenas empresas enriqueçam suas receitas e consigam melhores cenários.
Como aplicar uma gestão estratégica de estoque?
O ato de estocar é considerado como uma medida preventiva, justamente para atender as demandas do consumidor.
Porém, quando consideramos os princípios de uma produção enxuta, a ideia de estoque vem sendo reformulada e o direcionamento de toda empresa que almeja se desenvolver e se potencializar no mercado competitivo, é minimizado.
Sendo assim, uma administração precisa de estoque leva em consideração todos os fatores de encontrar o melhor cenário de produtos disponíveis com o estoque mais reduzido possível.
Tenha em mente que, se você possui um estoque reduzido, consequentemente, haverá menos capital de giro imobilizado e menores chances de desperdícios ou de erros sobre o controle desse setor.
Por meio de um controle eficiente, é possível que o estoque esteja sempre abastecido com os produtos essenciais. Entretanto, é necessário, também, não exagerar e superlotar o armazém com itens em grande volume, mais do que o necessário.
Conclusão
Para alguns gestores, a ideia de começar a praticar uma gestão inteligente de vendas e estoque até pode, inicialmente, parecer trabalhosa, entretanto, através dessa prática é possível, sim, melhorar os resultados da empresa.
No caso, o maior aliado nesse processo é a tecnologia, isso porque os recursos tecnológicos são capazes de:
- Proporcionar mais produtividade;
- Aumentar a eficiência dos processos;
- Reduzir custos;
- Tornar a empresa mais competitiva;
- Aplicação de operação remota;
- Aplicar uma contabilidade simplificada.
Ou seja, trabalhar com gestão inteligente de estoque e vendas é, também, trabalhar com tecnologia, portanto, esteja aberto para novas adaptações.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de Investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.